¿Qué es un espacio de coworking y para qué sirve?

Si eres una empresa emergente o freelancer habrás escuchado hablar de los espacios de coworking puesto que es un concepto que ha emergido y tenido su auge junto con la evolución del trabajo remoto, startups y los nómadas digitales. Estos últimos, le han dado una exposición singular tanto así que hoy en día es muy común encontrar estos sitios en todas partes que brindan a viajeros y profesionales todas las comodidades de una oficina dondequiera que vayan.

Acompáñanos en este blog a profundizar en qué es un coworking, las particularidades y servicios de estos espacios, así como los pasos para alquilar uno y las empresas alrededor del mundo más populares que han revolucionado la dinámica laboral y volcado a más de un millón de profesionales y empresas a trabajar en sus espacios.

¿Qué es un coworking?

Un coworking es un espacio de trabajo compartido donde profesionales de diversas áreas, freelancers, emprendedores y pequeñas empresas convergen para desarrollar sus actividades laborales. Estos espacios están diseñados para proporcionar un ambiente profesional y, al mismo tiempo, flexible, que te permite alquilar desde un escritorio por horas hasta oficinas privadas por períodos semanales o mensuales.

Según Statista, para el 2020 ya existían más de 19 mil espacios de coworking en el mundo con una proyección de más de 40 mil para finales de 2024. En resumidas cuentas, hoy en día una pequeña o mediana empresa ya no requiere de grandes sucursales fijas para desarrollar sus proyectos y los trabajadores remotos y nómadas pueden tener una oficina alternativa en cualquier destino o para escapar de las distracciones de casa.

A diferencia de una oficina convencional, un coworking te brinda la oportunidad de colaborar con otros profesionales, crear una red social de apoyo e intercambio de ideas entre sus miembros.

¿De qué está compuesto un coworking?

Espacios comunes

• Áreas de trabajo compartidas: mesas largas o escritorios individuales en un entorno abierto. Los miembros pueden trabajar de manera independiente, pero en compañía de otros profesionales.
• Salas de reuniones: son espacios privados equipados para realizar reuniones con clientes, videoconferencias o sesiones de equipo.
• Zonas de descanso: también suelen tener áreas destinadas a la relajación, como cafeterías, lounges o terrazas, donde los usuarios pueden tomar un descanso y socializar.

Servicios

• Conectividad: acceso a internet de alta velocidad, fundamental para el trabajo diario.
• Equipamiento: impresoras, escáneres, proyectores y otros dispositivos necesarios para diversas tareas profesionales.
• Servicios básicos: suministro de café, té, agua y, en algunos casos, snacks para los miembros.

Funciones adicionales

• Eventos y talleres: varios coworking organizan actividades de formación continua y el networking entre sus miembros.
• Soporte administrativo: servicios de recepción, manejo de correspondencia y asistencia administrativa.

¿Cómo funciona un coworking?

Los espacios de coworking son una solución flexible si eres emprendedor o freelancer que no desea, por el momento, contar con un local u oficina fija, o si eres un nómada digital y necesitas un escritorio por unas horas para responder correos. En términos generales, estas oficinas comparten un funcionamiento similar, aunque pueden variar en tarifas y disposición de espacios. Estos son los pasos más comunes en el ciclo de trabajo en un coworking:

1. Solicitud y reserva

Los interesados en alquilar o saber qué es un coworking en específico y cómo opera, pueden visitar el sitio web del mismo para conocer los planes y tarifas disponibles. Algunos sitios permiten realizar la reserva en línea, seleccionar el tipo de espacio y la duración del uso, ya sea por horas, días o meses.

2. Ingreso al coworking

Una vez que confirmas la reserva, recibes acceso al espacio en el horario elegido. Algunos coworking proporcionan tarjetas de acceso o códigos personalizados para garantizar la seguridad.

3. Uso de servicios

Durante tu estancia, harás uso de las instalaciones y servicios contratados como áreas de trabajo, salas de reuniones y equipamiento disponible. Además, participarás en eventos y actividades organizadas por el coworking si lo deseas.

4. Renovación o terminación del contrato

Al acercarse el final del período contratado, tienes la opción de renovar la membresía o poner fin a la experiencia. La renovación suele ser sencilla y puede gestionarse en línea o directamente con el personal del coworking.

5. Abandono del coworking

Si decides no renovar, deberás desalojar el espacio, dejar todo en orden en el área de trabajo ocupada y devolver cualquier material o equipo proporcionado por el coworking.

Tipos de usuarios de los coworking

Ya te hemos dicho qué es un coworking y que están diseñados para una amplia variedad de profesionales y empresas. Sin embargo, hay un grupo específico de usuarios que frecuentemente recurre a estos espacios, atraídos por características como la flexibilidad, la colaboración y el dinamismo profesional:

1. Nómadas digitales: profesionales que trabajan de forma remota mientras viajan por el mundo. Valoran los coworking por ofrecerles un lugar estable con conexión a internet y comodidades necesarias para desempeñar sus tareas desde cualquier lugar.
2. Freelancers: trabajadores independientes que buscan un entorno profesional para aumentar su productividad y establecer contactos. Un coworking proporciona una alternativa al aislamiento del trabajo desde casa y oportunidades para colaborar en proyectos.
3. Startups: empresas emergentes que requieren espacios flexibles y económicos para desarrollar sus proyectos. Los coworking les ofrecen infraestructura para su crecimiento sin los compromisos de arrendamientos a largo plazo.
4. Consultores: profesionales que asesoran a empresas en diversas áreas y necesitan espacios para reunirse con clientes o trabajar en proyectos específicos. Los coworkings les brindan salas de reuniones y un ambiente profesional adecuado para sus actividades.
5. Empleados en workation: trabajadores que combinan vacaciones con trabajo remoto. Utilizan los coworking para mantener su productividad mientras disfrutan de nuevos entornos.
6. Empleados en remoto: personas que trabajan para empresas sin necesidad de asistir a una oficina central. Los coworking les proporcionan un lugar profesional para desempeñar sus funciones sin las distracciones del hogar y con una rutina laboral más estructurada.

¿Por qué son populares para nómadas digitales estos espacios?

Los espacios de coworking son populares entre los profesionales remotos, entre otras cosas, porque cuentan con internet rápido y confiable para realizar sus tareas, algo que suele faltar en cafés, bibliotecas o espacios públicos, donde la conexión puede ser lenta e inestable. Pero, ¿Cómo garantizar internet de alta velocidad durante todo el viaje, incluso fuera de la oficina? La respuesta es Holafly Connect.

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¿Cómo se contrata o alquila un espacio de coworking?

Como un espacio de coworking es flexible, dinámico y tiene como objetivo adaptarse a las necesidades de los usuarios, el proceso para ocupar uno también lo es. Son procedimientos ágiles y fáciles en general que se adaptan a todos los presupuestos, pero hay pasos y requisitos que cumplir. Te guiamos a conocer los más habituales:

Tipos de membresía

• Puestos flexibles: son los accesos a áreas de trabajo compartidas sin asignación fija de escritorio, para quienes no necesitan un espacio permanente.
• Puestos fijos: asignación de un escritorio específico para los que requieren mayor estabilidad y personalización del espacio de trabajo.
• Oficinas privadas: espacios cerrados para equipos o empresas que requieren mayor privacidad.
• Acceso por horas o días: para usuarios que necesitan el espacio de manera ocasional.

Requisitos

• Registro: completar un formulario con datos personales y profesionales.
• Pago: abonar la tarifa correspondiente al plan seleccionado, que puede ser mensual, trimestral o anual.
• Acuerdo de uso: firmar un contrato que establezca las normas del espacio y las condiciones del servicio.

Métodos de contratación

1. Selección del plan: elegir el tipo de membresía que mejor se adapte a las necesidades laborales.
2. Visita al espacio: muchos coworking ofrecen tours para conocer las instalaciones antes de tomar una decisión.
3. Registro y pago: completar el registro y realizar el pago a través de plataformas en línea o en la recepción del coworking.
4. Acceso: una vez completados los pasos anteriores, se proporciona al usuario acceso al espacio y a los servicios contratados.

Nota: las salas de reuniones, los eventos de networking y talleres, pueden no estar incluidos en la membresía y tener un costo adicional.

Empresas y espacios de coworking más populares

“¿Qué es un coworking?” Es una definición muy común en la actualidad, puedes alquilar una oficina cómoda o un escritorio solo por unas horas en todas partes. Estos lugares ofrecen ambientes cómodos y bien equipados para trabajar, superando las limitaciones de una cafetería o espacio público.

Hemos recopilado en esta sección varias empresas que se especializan en proporcionar oficinas temporales, acondicionadas para mantener la productividad de los profesionales, y están presentes en diversos destinos alrededor del mundo.

Según Statista, empresas como WeWork y Regus son las que dominan el mercado de las oficinas compartidas. WeWork solo en 2018 logró facturar más de 1.500 millones de dólares, mientras que Regus tendría el dominio con respecto a las ubicaciones con espacios compartidos en más de mil ciudades.

1. WeWork  

Una de las empresas más emblemáticas en el ámbito del coworking, WeWork fue fundada en 2010 y sus oficinas están presentes en varios países como Estados Unidos, Reino Unido, Japón, Australia y México. WeWork se destaca por sus modernas instalaciones y una comunidad activa y colaborativa entre sus miembros. Ofrece una amplia variedad de espacios de oficina, desde escritorios compartidos hasta oficinas privadas.

2. Regus

Con más de 30 años en el mercado, Regus proporciona soluciones de oficina flexibles que incluyen espacios de coworking, oficinas privadas y salas de reuniones. En la actualidad, la compañía cuenta con más de 3.000 espacios de trabajo en más de mil ciudades situadas en 120 países diferentes.

3. The Hive

The Hive se fundó en Hong Kong en 2012, ofrece oficinas privadas, escritorios dedicados, salas de reuniones, áreas comunes, internet, eventos comunitarios para creativos y espacios de descanso. Tiene presencia en 23 espacios de 6 países de la región Asia-Pacífico (Australia, Singapur, Hong Kong, Tailandia, Vietnam y Taiwán).

4. Spaces

Spaces nació en Ámsterdam, Países Bajos, en 2008. Actualmente, opera en más de 400 ubicaciones en todo el mundo, incluyendo países como Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Francia, Italia, España, Australia, Japón, China, India, México y Brasil. Ofrece una variedad de espacios de trabajo, desde escritorios compartidos hasta oficinas privadas y proporciona servicios como internet de alta velocidad, salas de reuniones, eventos comunitarios y áreas comunes inspiradoras.

Historia y evolución del coworking

El coworking ha revolucionado la forma en que los profesionales y empresas abordan el entorno laboral con espacios compartidos que fomentan la colaboración y la flexibilidad.

El término “coworking” se popularizó en la década del 2000, pero sus raíces se remontan a iniciativas de trabajo colaborativo en los años 90. En 1995, en Berlín, Alemania, se fundó “C-base”, una asociación que proporcionaba un espacio para que personas con intereses comunes en tecnología y computación trabajaran juntas bajo un mismo techo.

Progreso y cambios a lo largo de los años

El 9 de agosto de 2005, Brad Neuberg estableció el primer espacio de coworking oficial en San Francisco, conocido como “San Francisco Coworking Space”. Este espacio buscaba combinar la libertad del trabajo independiente con la estructura y comunidad de una oficina tradicional. A partir de entonces, el concepto de coworking se expandió rápidamente por todo el mundo. Empresas como WeWork, fundada en 2010, jugaron un papel determinante en la popularización de estos espacios.

En la actualidad, los espacios de coworking evolucionaron para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado laboral. Se han incorporado tecnologías emergentes que mejoran la experiencia del usuario, y se han adoptado modelos híbridos que combinan espacios físicos con soluciones virtuales.

Aunado a esto, se observa una tendencia hacia la creación de comunidades empresariales sólidas, donde los espacios de coworking organizan eventos, talleres y actividades que fomentan la colaboración y el networking entre sus miembros.

En resumen, desde sus inicios en los años 90 hasta el 2025, el coworking pasó de ser una idea innovadora a convertirse en una parte integral del ecosistema laboral global con profesionales, empresas y un mundo en constante cambio.

Preguntas frecuentes sobre qué es un coworking

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