Idioma 
10 consejos para viajes de negocios más productivos
¿Viajas por trabajo? Descubre cómo mantener la productividad durante tus desplazamientos con nuestros consejos para viajes de negocios. Aprende a ahorrar tiempo en la facturación del aeropuerto y organizar reuniones de forma eficiente.
Viajar por trabajo puede ser emocionante, pero también agotador cuando tienes que volar seguido. Entre reuniones, desplazamientos, colas en los aeropuertos, retrasos imprevistos y el desfase horario (jet lag), no siempre es fácil mantenerlo todo bajo control.
Te presentamos algunos consejos para viajes de negocios que te ayudarán a organizar tus desplazamientos, mantener la productividad y reservar tiempo para el ocio y el descanso.
Desde aprovechar mejor el tiempo en el aeropuerto hasta organizar reuniones con clientes y controlar los gastos, descubrirás cómo gestionar tu agenda de forma más eficiente y disfrutar también de tus momentos libres.
Viajes de negocios fáciles
Con Holafly for Business, tu equipo tendrá internet móvil desde el momento en que aterrice.
+1M
Datos ilimitados
Planes de datos ilimitados en más de 170 destinos
With Holafly, you save {percent} compared to roaming fees.
Plans that may interest you
1. Elige el equipaje adecuado
Si viajas por trabajo con frecuencia, opta por una maleta de cabina en lugar de facturar equipaje. Así ahorrarás tiempo en el aeropuerto, ya que evitarás las colas de facturación y la espera en la cinta de equipajes.
Eso sí, comprueba que tu maleta cumpla con las restricciones de tamaño de la aerolínea. Como referencia, unas medidas habituales son 55 × 40 × 20 cm, aunque los límites varían según la compañía y la tarifa.
También conviene elegir materiales resistentes, como el policarbonato para las maletas rígidas o el nailon para las maletas blandas y las mochilas.
Si prefieres una maleta con ruedas, busca una que tenga cuatro ruedas multidireccionales. Son más fáciles de manejar y permiten desplazar el equipaje sin forzar tanto las muñecas.
Otras características que merece la pena tener en cuenta son:
- Sistema para acoplar bolsas: permite sujetar una bolsa más pequeña al asa de la maleta y transportar todo el equipaje con mayor comodidad.
- Cerraduras compatibles con la seguridad aeroportuaria: permiten que el personal de seguridad de aeropuertos (como los de Estados Unidos) inspeccione el equipaje sin tener que romper el candado.
- Compartimentos ampliables: ofrecen espacio adicional cuando lo necesitas, especialmente si quieres traer recuerdos o compras del viaje.
Si prefieres una mochila de viaje, elige una con un compartimento independiente para el portátil y otros dispositivos electrónicos. También es recomendable que tenga tirantes acolchados, un respaldo ventilado y un cinturón lumbar ajustable para distribuir mejor el peso y reducir la carga sobre la espalda y los hombros.
Equipaje de mano en la cinta de seguridad de un aeropuerto. Fuente: Unsplash.
2. Prepara una lista de equipaje para viajes de trabajo
Si viajas con frecuencia, probablemente ya tengas claro qué necesitas llevar. Aun así, preparar una lista de equipaje te ayudará a no olvidarte de nada.
Para empezar, descarga nuestra lista de equipaje para viajes internacionales y adáptala a tus necesidades. Puedes añadir apartados según el tipo de viaje (congresos, eventos comerciales o encuentros de empresa) y las condiciones meteorológicas del destino.
Aquí tienes otros consejos para preparar la maleta:
- Utiliza organizadores de equipaje: te ayudarán a mantener tus pertenencias ordenadas, aprovechar mejor el espacio y evitar que la ropa se arrugue demasiado.
- Elige prendas que puedas combinar entre sí: apuesta por ropa de trabajo versátil que te permita crear distintos conjuntos sin llevar equipaje de más.
- Enrolla la ropa en lugar de doblarla: ahorrarás espacio y reducirás las arrugas. También puedes colocar las prendas en vertical para aprovechar mejor el interior de la maleta.
- Lleva un espray antiarrugas: te permitirá eliminar pequeñas arrugas de la ropa sin necesidad de utilizar una plancha.
- Deja algo de espacio libre: nunca se sabe cuándo vas a necesitarlo para alguna compra o recuerdo de última hora.
Viajero preparando sus dispositivos electrónicos y artículos de aseo. Fuente: Pexels.
3. Prioriza tu agenda
Tan importante como preparar el equipaje es planificar bien el itinerario de tu viaje de negocios. Una agenda organizada te permitirá anticiparte a los compromisos, desde revisar la documentación antes de una reunión con un cliente hasta inscribirte en un evento de networking.
Estos consejos te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo:
- Confirma los detalles de las reuniones: comprueba con antelación los horarios, las ubicaciones y cualquier aspecto logístico con los participantes.
- Agrupa las reuniones por zonas: organiza las citas que tengan lugar cerca unas de otras para reducir los tiempos de desplazamiento.
- Infórmate sobre el destino: consulta las opciones de transporte público, la diferencia horaria y las costumbres locales, especialmente si viajas al extranjero.
También conviene ajustar el calendario al huso horario de tu destino para saber exactamente cuándo debes conectarte a las reuniones virtuales y evitar confusiones con los horarios.
Por último, para reducir las interrupciones mientras viajas, configura el estado «No molestar» en las herramientas de comunicación de tu empresa e indica las fechas del viaje y tu disponibilidad.
4. Apóyate en la tecnología para organizarte
Aunque los itinerarios en papel tienen su encanto, las aplicaciones de planificación pueden resultar mucho más prácticas. Herramientas como Notion, ClickUp o Todoist te permiten crear listas de equipaje, llevar un seguimiento de tus reuniones y coordinar los detalles del viaje con tus compañeros de trabajo.
Otras aplicaciones útiles son TimeShifter, que ofrece recomendaciones basadas en estudios científicos para reducir los efectos del jet lag, y PackPoint, que crea listas de equipaje personalizadas según las actividades previstas y las condiciones meteorológicas del destino.
Consejos para organizar tus viajes de negocios
- Si viajas con compañeros, utiliza una plataforma de gestión de viajes para centralizar las reservas.
- Aprovecha las ventajas de una eSIM para empresas para mantener a todos tus empleados conectados a precios competitivos. Compara los planes de Holafly for Business para elegir el más adecuado para tu equipo.
- Gestiona la conectividad de tu equipo con plataformas como Holafly Business Center, que permite asignar eSIM y administrar los planes de datos desde un solo lugar.
- Crea un canal de Slack (o una carpeta compartida) para coordinar los preparativos.
- No olvides adoptar medidas de seguridad en internet, como utilizar una VPN, establecer contraseñas seguras y activar la autenticación multifactor.
Contar con una conexión a internet fiable es fundamental para trabajar durante tus desplazamientos. Con un plan de datos internacional, como la eSIM de Holafly, podrás conectarte a tus herramientas de trabajo, comunicarte con tu equipo y atender reuniones virtuales desde el extranjero.
Una App que te devuelve beneficios
5. Crea un espacio de trabajo móvil
Uno de los consejos para viajes de negocios más útiles es aprender a adaptarse a distintos entornos para seguir trabajando durante sus desplazamientos. Ya sea en un salón del aeropuerto, una cafetería, el vestíbulo de un hotel o incluso un taxi, saber aprovechar estos lugares como espacios de trabajo temporales puede marcar la diferencia.
Para ello, basta con llevar algunos accesorios:
- Auriculares con cancelación de ruido: para concentrarte mejor en entornos ruidosos.
- Una batería externa (powerbank): para cargar el móvil y otros dispositivos cuando no tengas un enchufe cerca.
- Un ratón inalámbrico compacto: especialmente útil si trabajas muchas horas con el portátil y prefieres no utilizar el panel táctil.
- Un cargador USB con varios puertos: para cargar varios dispositivos a la vez.
- Un soporte portátil para el ordenador: para colocar la pantalla a la altura de los ojos y reducir las molestias en el cuello y la espalda.
Si viajas al extranjero, tampoco olvides llevar un adaptador de enchufe universal y, sobre todo, una eSIM global para mantenerte conectado a internet.
Los principales proveedores de eSIM para viajeros, como Holafly, ofrecen cobertura en más de 200 destinos y planes con datos ilimitados. Además, utilizar una conexión de datos móviles te permite evitar las redes wifi públicas, que pueden suponer un riesgo para la información confidencial de tu empresa.
Los planes de Holafly están disponibles desde 3,90 USD al día, con tarifas diarias más económicas para viajes de mayor duración.
También puedes compartir wifi con otros dispositivos, como tu portátil o tableta, utilizando hasta 500 MB de datos al día. Si visitas varios países, la eSIM se conectará automáticamente a una red compatible al llegar a cada destino incluido en tu plan.
Otra ventaja es que puedes comprar e instalar una eSIM desde cualquier lugar, sin necesidad de acudir a una tienda física. Por ejemplo, si viajas desde Europa, puedes contratar una eSIM para América Latina antes de salir y disponer de conexión durante tu recorrido por los países incluidos en el plan.
La conectividad de tu equipo, más fácil
Compra, asigna y gestiona las eSIM de tus empleados desde una única plataforma con Holafly Business Center.
6. Ahorra tiempo en los controles de seguridad con Fast Track y Fast Lane
Si viajas por trabajo con frecuencia, utilizar los accesos prioritarios de los aeropuertos puede ayudarte a reducir los tiempos de espera antes de embarcar.
En España, Aena ofrece dos servicios para agilizar los controles de seguridad:
- Fast Lane: permite acceder a los controles de seguridad habituales a través de un carril preferente.
- Fast Track: ofrece acceso a controles de seguridad independientes, diseñados para agilizar el paso de los pasajeros.
Ambos servicios están disponibles en determinados aeropuertos españoles, como Madrid-Barajas y Barcelona-El Prat. Puedes contratar el acceso desde la web de Aena, con tarifas que varían según el aeropuerto y el tipo de servicio.
Además, algunas aerolíneas incluyen el acceso prioritario en sus billetes de clase Business o programas de fidelización, por lo que conviene comprobar si ya tienes este beneficio antes de pagar por él.
Ten en cuenta que estos servicios no te eximen de pasar los controles de seguridad ni sustituyen los controles de pasaportes cuando sean necesarios.
Caminando hacia el control de seguridad en el aeropuerto; Fuente: Pexels
7. Ahorra tiempo con el check-in en línea
Otra forma de ahorrar tiempo en el aeropuerto es hacer el check-in en línea antes de viajar. Por lo general, puedes realizarlo desde 24 horas antes de la salida del vuelo, aunque los plazos varían según la aerolínea.
Al completar el proceso, recibirás la tarjeta de embarque en tu móvil. Si solo llevas equipaje de mano, podrás dirigirte directamente al control de seguridad sin pasar por el mostrador de facturación.
Si necesitas facturar una maleta, también puedes hacer el check-in online y acudir directamente al mostrador de entrega de equipaje (bag drop) al llegar al aeropuerto.
Normalmente, puedes completar este trámite desde la web o la aplicación móvil de la aerolínea. Consulta con antelación el plazo disponible para hacerlo, ya que varía según la compañía y el vuelo.
Además, durante el proceso podrás elegir o cambiar de asiento, según la disponibilidad y las condiciones de tu tarifa.
Tip: si necesitas un menú especial a bordo, como una opción vegetariana o vegana, solicítalo al hacer la reserva o con la antelación que exija la aerolínea. No siempre es posible hacerlo durante el check-in.
8. Elige bien tu asiento en el avión
Elegir un asiento cómodo en el avión es clave para poder descansar o trabajar durante el vuelo y llegar a tu destino en las mejores condiciones.
El asiento ideal depende de lo que tengas pensado hacer durante el vuelo: trabajar, dormir o simplemente relajarte.
- Si vas a trabajar a bordo, un asiento de pasillo situado sobre el ala reduce la sensación de turbulencia (al estar cerca del centro de gravedad del avión) y te permite estirar las piernas.
- Un asiento junto a la ventana es ideal si prefieres dormir. Aconsejamos evitar los asientos centrales, ya que suelen ser menos cómodos y disponen de menor espacio personal.
Si tienes necesidades específicas que no cubren las opciones de selección gratuita (como espacio adicional para las piernas o una ubicación concreta), considera pagar por un asiento superior al hacer la reserva.
En ocasiones las aerolíneas liberan mejores asientos a medida que se acerca la hora de salida, por si prefieres esperar y ver qué opciones quedan disponibles.
También puedes recurrir a servicios como SeatGuru, que ofrece mapas detallados de asientos y reseñas de aeronaves específicas. Basta con introducir los datos de tu vuelo para identificar los asientos con más espacio para las piernas o alejados de los baños.
9. Aprovecha los programas de fidelización de las aerolíneas
Si viajas por trabajo con frecuencia, inscribirte en un programa de fidelización puede ofrecerte numerosas ventajas. Estos programas permiten acumular puntos o millas por cada vuelo, según factores como la tarifa, la clase del billete o la distancia recorrida.
Muchos funcionan con un sistema de niveles: cuanto más vueles y más puntos acumules, mayores serán los beneficios. Dependiendo de la aerolínea y del programa, podrás conseguir vuelos gratuitos, mejoras de clase, acceso a salas VIP y otras ventajas.
Para sacarles el máximo partido, intenta volar con la misma aerolínea o con compañías de su alianza siempre que sea posible. Solo tienes que registrarte en el programa e introducir tu número de socio al reservar para acumular los puntos correspondientes a cada vuelo.
Algunas aerolíneas tienen acuerdos con hoteles, empresas de alquiler de coches y entidades emisoras de tarjetas de crédito, por lo que también puedes acumular puntos al contratar estos servicios.
10. Lleva un control de los gastos de viaje
Aunque algunas empresas proporcionan tarjetas corporativas, muchas exigen presentar justificantes de los gastos para solicitar su reembolso. Una forma sencilla de llevar un control de lo que gastas durante tus viajes de negocios es utilizar aplicaciones como Zoho Expense o Expensify.
Estas herramientas permiten digitalizar recibos, clasificar gastos y automatizar parte de los trámites administrativos. Para evitar pérdidas, fotografía los tickets y facturas en cuanto los recibas.
Además, incluir procedimientos de seguimiento de gastos en la política de viajes de la empresa ayuda a prevenir desembolsos no autorizados, agilizar los reembolsos y controlar que los gastos se ajusten al presupuesto previsto. Esto no solo favorece el ahorro en viajes de negocio, sino que también permite elaborar previsiones más precisas para futuros desplazamientos.
Planifica viajes de negocios productivos (y seguros)
Antes de preparar la maleta, conviene tener en cuenta algunas recomendaciones de seguridad para tus viajes de negocios.
Si viajas al extranjero, infórmate sobre las leyes y costumbres locales para evitar malentendidos o incumplir alguna norma por desconocimiento. Por ejemplo, en Singapur está prohibido importar chicle (no digas que no te lo advertimos).
También es recomendable consultar la previsión meteorológica para elegir la ropa adecuada y anticiparte a posibles contratiempos durante el viaje.
Mantén el móvil cargado y siempre a mano, y lleva una batería externa por si necesitas utilizarlo cuando no tengas acceso a un enchufe.
Por último, asegúrate de contar con una conexión a internet fiable durante tus desplazamientos. Con un plan de datos internacional, como la eSIM de Holafly, podrás comunicarte con tu equipo, acceder a tus herramientas de trabajo y mantenerte conectado durante tus viajes al extranjero.
Si quieres mejorar la gestión de tus viajes de negocios, descubre las ventajas de Holafly for Business. Reserva una demostración y descubre cómo simplificar la administración de las eSIM y los planes de datos de todo tu equipo.
Viajes de negocios fáciles
Con Holafly for Business, tu equipo tendrá internet móvil desde el momento en que aterrice.
Plans that may interest you
Especialista en tecnología con más de diez años de experiencia y estudios de programación y lingüística. Se especializa en troubleshooting técnico, análisis de productos digitales y conectividad en viajes. Cruza su experiencia como desarrollador y viajero para crear contenido especializado en conectividad global y uso real de tecnología en movimiento.
