Idioma 
Software de gestión de riesgos de viaje: guía de compra para viajes de negocios en 2026
Una guía práctica para elegir un software de gestión de riesgos de viaje. Descubre sus principales funciones, qué criterios tener en cuenta y cómo ayuda a las empresas a velar por la seguridad de sus empleados durante los viajes de negocios.
Las empresas tienen la obligación legal y ética de velar por la seguridad y el bienestar de sus empleados durante los viajes de trabajo. Los desastres naturales, la inestabilidad política, las emergencias sanitarias y otras amenazas pueden agravarse rápidamente. Sin mecanismos para identificar estos riesgos y responder ante ellos, resulta difícil cumplir con las obligaciones legales y los requisitos de seguridad, lo que puede poner en peligro a los trabajadores.
En esta guía te explicamos qué es el software de gestión de riesgos de viaje, cuáles son sus principales funciones y qué criterios debes tener en cuenta para elegirlo. También descubrirás por qué las soluciones de conectividad móvil, como Holafly for Business, son fundamentales para proteger a los empleados durante sus desplazamientos.
Viajes de negocios fáciles
Con Holafly for Business, tu equipo tendrá internet móvil desde el momento en que aterrice.
¿Qué es el software de gestión de riesgos de viaje?
El software de gestión de riesgos de viaje permite a las empresas conocer la ubicación de sus empleados, supervisar amenazas y comunicarse con ellos durante una emergencia. Su objetivo es mejorar la seguridad en los viajes corporativos y ayudar a cumplir con las obligaciones de protección de los trabajadores. Entre sus principales funciones destacan el seguimiento de la ubicación, las alertas de seguridad, la comunicación en emergencias y la evaluación de riesgos antes del viaje.
Este software no es una herramienta de reservas ni debe confundirse con la gestión de riesgos en viajes como programa empresarial. Mientras que las empresas de gestión de viajes (TMC) se encargan de las reservas, estas plataformas se centran en la seguridad. Sus principales usuarios son los equipos de seguridad corporativa, los responsables de viajes, el personal de recursos humanos y los equipos de gestión de crisis.
Funciones clave del software de gestión de riesgos de viaje
Un sistema eficaz de gestión de riesgos permite conocer la situación de los empleados, mantener la comunicación y responder ante emergencias en todas las etapas del viaje:
- Seguimiento de la ubicación en tiempo real: permite conocer dónde se encuentran los empleados mediante GPS, datos de sus viajes programados y registros de ubicación desde el móvil.
- Detección y seguimiento de amenazas: analiza fuentes de información internacionales sobre desastres naturales, inestabilidad política y alertas sanitarias.
- Alertas automáticas de riesgo: envía notificaciones a los viajeros y equipos de seguridad cuando detecta amenazas cerca de su ubicación, mediante geolocalización.
- Evaluación de riesgos antes del viaje: proporciona información al personal sobre la seguridad del destino, los requisitos sanitarios y las precauciones recomendadas.
- Comunicación bidireccional en emergencias: permite contactar con los viajeros, comprobar su estado y coordinar evacuaciones.
- Integración con sistemas de gestión de viajes: se conecta con plataformas como Concur, Navan y AmEx GBT (American Express Global Business Travel) para importar itinerarios automáticamente, sin introducir datos manualmente.
- Aplicaciones móviles para viajeros: ofrecen alertas, funciones para compartir la ubicación, recursos de asistencia y botones de emergencia.
- Informes y cumplimiento normativo: genera registros de auditoría, documenta las medidas adoptadas y analiza los patrones de viaje.
- Asistencia 24/7: ofrece acceso permanente a líneas de emergencia, asistencia médica para viajeros y servicios de coordinación de seguridad.
- Protocolos de gestión de crisis: permite hacer seguimiento de incidentes, coordinar equipos y utilizar plantillas de comunicación.
Ventajas de utilizar un software de gestión de riesgos de viaje
La gestión de riesgos en viajes ayuda a las empresas a mejorar la seguridad de sus empleados, cumplir con sus obligaciones legales y reducir la exposición a riesgos.
- Cumplimiento de las obligaciones de protección: el software ayuda a las empresas a cumplir sus obligaciones legales mediante el seguimiento de la ubicación de los empleados, la evaluación de riesgos y el registro de las medidas de seguridad adoptadas.
- Respuesta más rápida ante emergencias: permite identificar y contactar rápidamente con los empleados afectados por una incidencia gracias al seguimiento en tiempo real.
- Registro de medidas preventivas: el software documenta las acciones de seguridad adoptadas por la empresa, lo que ayuda a demostrar el cumplimiento de sus obligaciones legales y a reducir posibles riesgos jurídicos.
- Mayor confianza de los empleados: contar con asistencia durante los viajes aporta tranquilidad a los trabajadores, favorece su productividad y aumenta su disposición a aceptar desplazamientos internacionales.
- Ahorro de costes: las alertas tempranas y las respuestas coordinadas ayudan a evitar interrupciones, reducir las reclamaciones al seguro y prevenir gastos de evacuación.
- Supervisión centralizada: un único panel reúne la información de los viajeros, las alertas sobre amenazas y la gestión de incidentes.
Cómo funciona el software de gestión de riesgos en viajes
El software de gestión de riesgos de viaje ayuda a proteger a los empleados mediante un proceso dividido en cuatro etapas:
- Antes del viaje: el sistema envía evaluaciones de riesgos a los empleados y establece procesos de autorización para los desplazamientos a destinos de alto riesgo.
- Durante el viaje: supervisa continuamente la ubicación de los empleados, detecta posibles amenazas y envía alertas automáticas cuando identifica riesgos.
- En situaciones de emergencia: permite comprobar el estado de los empleados, coordinar evacuaciones e informar a sus familiares mediante canales de comunicación bidireccionales.
- Después del viaje: registra los incidentes, permite revisar las medidas adoptadas y conserva la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento normativo.
Qué tener en cuenta al elegir un software de gestión de riesgos de viaje
Para elegir el software adecuado, es importante evaluar si sus funciones se ajustan a las necesidades operativas de la empresa, los destinos de sus empleados y su estructura organizativa.
- Integración con otras plataformas: debe ser compatible con los sistemas de gestión de viajes, recursos humanos y comunicación de la empresa.
- Cobertura internacional: debe ofrecer información fiable y actualizada en tiempo real sobre posibles amenazas en todos los destinos a los que viajen los empleados.
- Facilidad de uso: la plataforma debe ser intuitiva tanto para los administradores como para los viajeros.
- Aplicación móvil: debe contar con aplicaciones para iOS y Android que permitan recibir alertas, comunicarse y compartir la ubicación.
- Calidad de la asistencia: es fundamental disponer de un equipo especializado en riesgos de viaje, disponible las 24 horas para responder ante incidentes.
- Capacidad de adaptación: el software debe adaptarse al crecimiento de la empresa y a los cambios en la frecuencia y los destinos de los viajes.
- Modelo de precios: las tarifas pueden calcularse por viajero, viaje o suscripción a la plataforma.
- Personalización: debe permitir configurar los niveles de riesgo, las notificaciones y los procedimientos de respuesta según las necesidades de la empresa.
¿Quién necesita un software de gestión de riesgos de viaje?
Estos siete criterios te ayudarán a evaluar si tu empresa necesita incorporar un software de gestión de riesgos de viaje:
- Empresas cuyos empleados realizan viajes internacionales frecuentes.
- Organizaciones que envían trabajadores a destinos de alto riesgo.
- Empresas que deben cumplir obligaciones legales relacionadas con la seguridad de sus empleados durante los viajes.
- Profesionales que trabajan en remoto mientras viajan.
- Sectores que requieren desplazamientos frecuentes por motivos laborales, como la consultoría, las ventas o la construcción.
- Empresas que han sufrido incidentes durante viajes de trabajo.
- Organizaciones en crecimiento que buscan establecer procedimientos formales para gestionar los viajes corporativos.
Refuerza la seguridad en la gestión de viajes de empresa con Holafly for Business
El software de gestión de riesgos de viaje permite detectar amenazas, pero necesita conexión a internet para enviar alertas y mantener el contacto con los empleados. Holafly for Business ofrece una eSIM para empresas con cobertura en más de 160 países, activación inmediata y sin cargos por roaming. Así, los viajeros pueden recibir avisos y comunicarse con sus equipos, incluso en destinos donde el acceso a internet puede resultar costoso o limitado.
Para desarrollar un programa de seguridad en viajes corporativos, elige un software de gestión de riesgos según la frecuencia de los desplazamientos, los destinos y el nivel de riesgo que puede asumir tu empresa. Compleméntalo con Holafly for Business y gestiona la conectividad de tus empleados desde Holafly Business Center, para que puedan mantenerse conectados y recibir información importante durante sus viajes.
Viajes de negocios fáciles
Con Holafly for Business, tu equipo tendrá internet móvil desde el momento en que aterrice.
Solicita una demostración para ver cómo Holafly for Business puede apoyar a tu empresa, o explora los planes de Holafly for Business:
- Daily: datos ilimitados con la flexibilidad de pagar por día, diseñados para viajes de negocios cortos de menos de 16 días al mes.
- Monthly: datos ilimitados para equipos que viajan más de 16 días al mes, ideales para viajeros frecuentes y profesionales que trabajan en remoto durante periodos prolongados.
- Annual: datos ilimitados para quienes viajan de forma constante, adaptados a operaciones globales a largo plazo y presupuestos anuales predecibles.
- Enterprise: planes totalmente personalizados para empresas que gestionan viajes de más de 20 empleados al año. Incluyen descuentos por volumen, un gestor de cuenta dedicado, asistencia prioritaria e integraciones a medida, creados para optimizar costes, agilizar operaciones y garantizar una conectividad global fluida en todos los equipos.
Plans that may interest you
Especialista en tecnología con más de diez años de experiencia y estudios de programación y lingüística. Se especializa en troubleshooting técnico, análisis de productos digitales y conectividad en viajes. Cruza su experiencia como desarrollador y viajero para crear contenido especializado en conectividad global y uso real de tecnología en movimiento.
