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Seguridad en viajes corporativos: cómo proteger a tus empleados en 2026
Guía práctica sobre seguridad en viajes corporativos, con cobertura de riesgos, políticas y medidas concretas para proteger al personal en sus desplazamientos laborales.
La seguridad en viajes corporativos es fundamental para prevenir riesgos como robos, emergencias médicas, ciberataques o situaciones de inestabilidad política.
Para reducir estos riesgos, es importante contar con protocolos claros y una conexión a Internet fiable, como la que ofrecen las eSIM para empresas como Holafly for Business. Así, los empleados pueden contactar con los servicios de emergencia, consultar herramientas de gestión de riesgos y comunicarse con la empresa cuando más lo necesitan.
Repasamos las principales recomendaciones y medidas para proteger a tus empleados durante los viajes de negocios y ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones de protección y cuidado.
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Qué es el deber de protección en los viajes de negocios
El deber de protección hace referencia a la responsabilidad legal y ética de las empresas de velar por la seguridad y el bienestar de sus empleados cuando viajan por motivos de trabajo. Esta responsabilidad abarca todas las etapas del viaje: antes, durante y después del desplazamiento.
Para cumplir con ella, las empresas deben evaluar los posibles riesgos, adoptar medidas de prevención y establecer protocolos claros de actuación ante emergencias. También deben informar a los empleados sobre los riesgos conocidos y garantizar que reciban asistencia si se produce algún incidente.
Desatender estas obligaciones puede tener consecuencias legales para la empresa, poner en peligro la integridad de los empleados y perjudicar su reputación a largo plazo.
Riesgos de seguridad en viajes de negocios
Los riesgos asociados a los viajes de negocios suelen dividirse en dos categorías: riesgos personales y riesgos del entorno.
Riesgos personales
Estos riesgos dependen de factores como el comportamiento, el estado de salud o las características personales de cada viajero, entre ellas el género, la religión o la orientación sexual.
Las mujeres, por ejemplo, están más expuestas al acoso y los robos. El 88% de las mujeres españolas teme por su seguridad al viajar sola. Las personas LGBTQ+ pueden enfrentarse a riesgos legales y sociales, especialmente en los 65 países que todavía criminalizan las relaciones sexuales consensuadas entre personas del mismo sexo.
Más allá de esto, las diferencias culturales y las barreras lingüísticas pueden dar lugar a malentendidos y aumentar el riesgo de incidentes.
Riesgos del entorno
Son aquellos que dependen de las condiciones del destino, como la delincuencia, las amenazas a la seguridad, los riesgos sanitarios, la inestabilidad política o los desastres naturales.
A estos factores se suman las deficiencias en las infraestructuras y la falta de medios de transporte seguros, que pueden aumentar los riesgos para quienes viajan por trabajo.
Cómo preparar un viaje de negocios seguro
Antes de viajar, es importante identificar los posibles riesgos, establecer medidas de prevención y asegurarse de contar con los recursos necesarios ante cualquier imprevisto.
- Evalúa los riesgos del destino. Consulta los índices de delincuencia, la situación política, las alertas sanitarias y las leyes y costumbres locales.
- Revisa la política de seguridad de la empresa. Asegúrate de que los empleados conozcan las normas y los protocolos de actuación durante los viajes.
- Comparte el itinerario y los contactos de emergencia con la empresa y familiares de confianza.
- Comprueba la documentación y los requisitos de entrada: verifica la validez del pasaporte, los visados, las vacunas obligatorias y la cobertura del seguro de viaje.
- Establece un plan de comunicación. Identifica a quién contactar en caso de emergencia, tanto dentro de la empresa como entre las autoridades locales y las embajadas o consulados.
- Protege los dispositivos y la información: actualiza el software, activa la autenticación multifactor y lleva únicamente los equipos imprescindibles.
- Investiga las opciones de transporte local: elige empresas de confianza y evita los taxis no autorizados.
Consejos de seguridad en hoteles y alojamientos
Para reducir los riesgos durante tu estancia, conviene tomar algunas precauciones al elegir el alojamiento y una vez instalado:
- Elige un alojamiento con medidas de seguridad, como recepción 24 horas, cámaras de vigilancia y cerraduras electrónicas.
- Comprueba si la zona es segura. Consulta las opiniones de otros huéspedes a través de Google Reviews y utiliza herramientas como Google Street View para conocer el entorno.
- Solicita una habitación entre la tercera y la sexta planta. Son menos accesibles desde el exterior, pero permiten la intervención de los servicios de emergencia.
- Realiza una inspección de seguridad al llegar. Localiza las salidas de emergencia y comprueba que las cerraduras de puertas y ventanas funcionen correctamente.
- No compartas el número de tu habitación en espacios públicos ni en redes sociales.
- Verifica la identidad de cualquier persona que diga trabajar en el hotel antes de abrirle la puerta.
- Guarda los objetos de valor y los documentos importantes en la caja fuerte del hotel.
- Mantén las puertas y ventanas cerradas con llave mientras estés en la habitación.
Recomendaciones de seguridad en el transporte
Planificar los desplazamientos y elegir medios de transporte fiables ayuda a reducir los riesgos durante los viajes de negocios:
- Infórmate sobre el transporte público. Comprueba su seguridad y fiabilidad antes de llegar al destino.
- Contrata servicios de transporte de confianza. Siempre que sea posible, recurre a empresas autorizadas o solicita al hotel que organice tus traslados.
- Evita los taxis no autorizados. Utiliza las paradas oficiales o aplicaciones de transporte reconocidas.
- Comparte los detalles de tus desplazamientos con compañeros de trabajo o familiares.
- Viaja en el asiento trasero y mantén las puertas bloqueadas durante el trayecto.
- No aceptes traslados de desconocidos que te ofrezcan sus servicios en el aeropuerto.
- Extrema las precauciones en destinos de alto riesgo. Si la situación lo requiere, considera contratar servicios de escolta o vehículos blindados a través de empresas especializadas en seguridad para viajeros si el destino lo amerita.
Consejos de salud y seguridad médica
Tomar medidas preventivas antes y durante el viaje ayuda a reducir los riesgos para la salud y garantiza una respuesta rápida ante cualquier problema médico.
- Comprueba los requisitos de vacunación. Ponte las vacunas obligatorias antes de viajar y lleva los certificados correspondientes.
- Lleva la medicación necesaria en el equipaje de mano para tenerla siempre a tu alcance.
- Localiza los centros médicos del destino. Infórmate con antelación sobre dónde acudir si necesitas asistencia sanitaria.
- Toma precauciones al comer y beber en zonas de riesgo. Opta por agua embotellada y alimentos bien cocinados, y evita los puestos de comida callejera.
- Infórmate sobre los riesgos para la salud asociados al destino, como el mal de altura, las temperaturas extremas o las enfermedades más frecuentes entre los viajeros.
- Comprueba la cobertura del seguro de viaje. Asegúrate de que incluya la evacuación médica en caso de emergencia.
- Cuenta con asistencia médica las 24 horas. Considera recurrir a empresas especializadas, como International SOS, que ofrecen apoyo ininterrumpido ante emergencias sanitarias.
Localización de viajeros y comunicación de emergencia
Saber dónde se encuentra tu equipo durante sus viajes de negocios y mantener una comunicación fluida con ellos es fundamental para garantizar su seguridad en viajes corporativos. Las herramientas de localización en tiempo real y la gestión centralizada de los itinerarios permiten a las empresas conocer su ubicación y contactar con ellos cuando sea necesario.
También es importante estar al tanto de los acontecimientos que puedan afectar a los viajeros y establecer momentos clave del itinerario en los que deban confirmar que se encuentran bien. Disponer de una línea de atención de emergencias las 24 horas y recibir alertas meteorológicas, sanitarias o sobre posibles disturbios permite reaccionar rápidamente ante cualquier imprevisto.
Además, integrar las herramientas de localización con las plataformas de reserva permite actualizar automáticamente la ubicación de los empleados y reducir las tareas de seguimiento manual. Contar con un protocolo de comunicación claro ayuda a que la información llegue rápidamente a las personas responsables y facilita una respuesta coordinada ante situaciones de crisis.
Cómo elaborar una política de seguridad en viajes corporativos
Contar con una política de seguridad en viajes corporativos permite establecer normas claras, definir responsabilidades y proteger a los empleados durante sus desplazamientos:
- Determina qué viajes son imprescindibles y cuáles pueden posponerse, limitarse o sustituirse por otras alternativas.
- Establece los procedimientos de autorización previa y los requisitos para evaluar los riesgos de cada viaje.
- Identifica los destinos a los que no está permitido viajar y aquellos que requieren una autorización especial.
- Define la formación en seguridad que deben completar los empleados y la información que deben recibir antes de viajar, según el nivel de riesgo de cada destino.
- Establece los procedimientos de contacto en caso de emergencia y los protocolos de respuesta ante situaciones de crisis.
- Especifica las responsabilidades de los empleados, como compartir sus itinerarios, confirmar periódicamente que se encuentran bien y cumplir las normas de seguridad.
- Contempla los riesgos específicos para las mujeres y las personas LGBTQ+, así como las particularidades culturales de cada destino.
- Establece requisitos claros de ciberseguridad, como el uso obligatorio de VPN y el cumplimiento de los protocolos de seguridad para los dispositivos autorizados.
- Define las consecuencias de incumplir la política de seguridad durante los viajes de trabajo.
- Revisa y actualiza la política al menos una vez al año para adaptarla a los cambios en los riesgos y la normativa vigente.
Gestión de crisis: cómo actuar ante emergencias
Contar con un protocolo de emergencia permite a las empresas reaccionar con rapidez y proteger a sus empleados ante situaciones de riesgo.
- Mantén un contacto de emergencia disponible las 24 horas para que los empleados puedan comunicar cualquier incidente.
- Crea un equipo de gestión de crisis y define claramente las responsabilidades de cada miembro.
- Colabora con empresas de seguridad para viajes y servicios médicos locales en destinos clave.
- Establece protocolos de evacuación y comprueba que el seguro de viaje cubra las evacuaciones de emergencia de tus empleados.
- Ofrece apoyo a los empleados afectados, como asistencia psicológica y reuniones de seguimiento para evaluar lo ocurrido.
- Documenta todos los incidentes y utiliza la experiencia para mejorar las políticas y los protocolos de seguridad.
Lista de seguridad para viajes de negocios
Esta lista de verificación de seguridad para viajes de negocios reúne las principales medidas que deben seguir los empleados antes, durante y después de cada desplazamiento.
Antes de viajar
☐ Revisa la política de seguridad para viajes de la empresa.
☐ Infórmate y evalúa los riesgos del destino.
☐ Comparte tu itinerario con la empresa y tus familiares.
☐ Comprueba la documentación, los visados y la cobertura del seguro de viaje.
☐ Actualiza el software y los ajustes de seguridad de tus dispositivos.
☐ Confirma los números de contacto de emergencia.
Durante el viaje
☐ Alójate en establecimientos seguros y de confianza.
☐ Utiliza una VPN cuando accedas a información de trabajo
☐ Evita compartir tu ubicación en redes sociales.
☐ Guarda tus objetos de valor en un lugar seguro.
☐ Presta atención a lo que ocurre a tu alrededor.
☐ Mantén el contacto con la empresa e informa periódicamente de que te encuentras bien.
En caso de emergencia
☐ Llama al teléfono de emergencias de la empresa, disponible las 24 horas.
☐ Contacta con las autoridades locales.
☐ Acude a la embajada o al consulado más cercano si necesitas ayuda.
☐ Anota los detalles del incidente.
El rol de la tecnología en la seguridad del viajero
La tecnología refuerza la seguridad en los viajes de negocios, ya que permite a las empresas supervisar mejor los viajes de sus empleados, detectar posibles riesgos y responder con rapidez ante cualquier imprevisto.
Las plataformas de gestión de riesgos reúnen en un mismo lugar información sobre posibles amenazas, herramientas de localización y comunicación, y aplicaciones móviles de asistencia en emergencias. Así, las empresas pueden tomar decisiones con más información y coordinar mejor sus actuaciones.
Funciones como las alertas en tiempo real, el seguimiento por GPS, las notificaciones automáticas y los avisos cuando un empleado entra o sale de una zona determinada ayudan a mejorar la seguridad en viajes corporativos. Además, al conectar estas plataformas con los sistemas de reservas, los itinerarios se mantienen actualizados automáticamente.
Protege a tus empleados con una cobertura de datos fiable
Garantizar la seguridad de los empleados durante los viajes de negocios requiere tomar precauciones en todas las etapas, desde la planificación hasta la gestión de emergencias. Sin embargo, hay un aspecto que a menudo se pasa por alto: contar con una conexión a Internet fiable.
Holafly for Business ofrece datos ilimitados y cobertura 4G/5G en más de 200 destinos. Así, los empleados pueden contactar con los servicios de emergencia, utilizar herramientas de seguridad y comunicarse con sus equipos sin depender de redes WiFi públicas que podrían ser inseguras.
Además, las empresas pueden gestionar todos sus planes eSIM desde el Holafly Business Center, una plataforma que permite activar y distribuir las eSIM al instante desde un único panel de control.
Los planes de Holafly for Business se adaptan a equipos de cualquier tamaño, con la posibilidad de ampliar, reducir o cancelar el servicio sin contratos de permanencia.
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Especialista en tecnología con más de diez años de experiencia y estudios de programación y lingüística. Se especializa en troubleshooting técnico, análisis de productos digitales y conectividad en viajes. Cruza su experiencia como desarrollador y viajero para crear contenido especializado en conectividad global y uso real de tecnología en movimiento.
