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Gestión de viajes de empresa: una guía completa
Una guía práctica para gestionar viajes de negocios de forma eficiente.
Los viajes corporativos son clave para el crecimiento de la empresa. Pero, sin una planificación y gestión adecuadas, pueden aumentar los costes, generar una carga administrativa innecesaria y afectar negativamente a la experiencia de los empleados.
De hecho, se estima que el tiempo dedicado a tareas administrativas supone un coste anual de cerca de 5.500 euros por empleado en horas de trabajo que podrían destinarse a actividades más productivas.
La gestión de viajes corporativos consiste en planificar, coordinar y optimizar viajes de negocios. Abarca desde la reserva de transporte y alojamiento hasta el control de gastos, la aplicación de las políticas de viajes de la empresa y la protección de los empleados durante sus desplazamientos.
Te explicamos cómo gestionar los viajes de negocios de forma eficaz: desde establecer políticas claras y utilizar herramientas para organizar las reservas y controlar los gastos hasta mejorar la conectividad de los empleados con soluciones eSIM como Holafly for Business.
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Cómo gestionar viajes corporativos paso a paso
Una correcta gestión de los viajes de empresa requiere un enfoque organizado que combine políticas claras, herramientas adecuadas y una supervisión constante. A continuación, te explicamos los seis pasos para establecer y mantener este sistema.
1. Crear una política de viajes corporativos
Establece quién puede autorizar los viajes de empresa, cómo deben realizarse las reservas, cuáles son los presupuestos, qué proveedores tienen prioridad y cómo funciona el proceso de aprobación.
La política debe resolver cuestiones prácticas: quién autoriza los viajes en función de su coste, qué gastos pueden reembolsarse, cómo gestionar las reservas de última hora y en qué situaciones se permiten excepciones. Recoge todas estas directrices en un único documento de fácil acceso, como un portal interno de la empresa, y asegúrate de que todos los empleados puedan consultarlo.
2. Elegir herramientas de reserva y gestión
Elige plataformas de reserva, software de gestión de gastos o empresas de gestión de viajes (TMC) que se ajusten a los recursos, presupuesto y volumen de viajes de tu empresa.
Al evaluar las distintas opciones, ten en cuenta:
- Su capacidad para garantizar las políticas de viaje.
- La transparencia de los costos.
- La facilidad de uso.
- Las medidas de seguridad y asistencia al viajero.
- La integración con otros sistemas.
- Herramientas de análisis e informes.
- Gestión a escala.
Antes de contratar un servicio, pregunta a los proveedores quién se encargará de gestionar tu cuenta, cómo funcionan la atención 24/7 y la asistencia en emergencias, si los tiempos de respuesta están establecidos en acuerdos de nivel de servicio (SLA) y qué formación y apoyo ofrecen durante la implementación.
Comprueba también cómo se garantiza el cumplimiento de la política de viajes, cómo se integra la plataforma con los sistemas de contabilidad y gestión de gastos de tu empresa y qué medidas ofrece para proteger a los viajeros ante posibles imprevistos.
3. Negociar tarifas corporativas
Negocia con aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches para conseguir tarifas con descuento y condiciones comerciales acordes con el volumen de viajes previsto. Revisa estos acuerdos periódicamente para asegurarte de que las tarifas y condiciones sigan siendo competitivas.
4. Establecer procesos de aprobación
Define un proceso de aprobación previo a cada viaje que establezca quién debe autorizar los desplazamientos en función de su coste. Fija plazos claros para evitar demoras que puedan encarecer las reservas.
5. Implementar un control de gastos
Utiliza herramientas de gestión de gastos que automaticen el registro de recibos y justificantes, comprueben que los gastos cumplen con las políticas de la empresa y agilicen los reembolsos.
6. Supervisar y optimizar
Revisa periódicamente los informes de viajes para identificar tendencias y detectar posibles ineficiencias. Actualiza las políticas, mejora los procesos y renegocia los contratos con los proveedores en función del uso real de los servicios y los resultados obtenidos.
Buenas prácticas para la gestión de viajes de empresa
Aplicar estas buenas prácticas de forma constante ayuda a las empresas a contener costes, mejorar el cumplimiento normativo y reducir la carga administrativa.
| Buena práctica | Descripción |
|---|---|
| Establecer políticas claras | Definir los gastos permitidos, los plazos de reserva, las condiciones para acceder a mejores servicios y los requisitos de autorización en un único manual de viajes corporativos. |
| Automatizar siempre que sea posible | Utilizar herramientas de reserva y gestión de gastos que garanticen el cumplimiento de las políticas, automaticen las aprobaciones y se integren con los sistemas de contabilidad. |
| Negociar tarifas corporativas | Aprovechar el volumen de viajes de la empresa para conseguir descuentos con aerolíneas, hoteles y compañías de alquiler de coches. |
| Reservar con antelación | Exigir a los empleados que reserven sus viajes con una antelación de entre 14 y 21 días, siempre que sea posible, para reducir costes y garantizar una mayor disponibilidad. |
| Localización de empleados | Implementar sistemas de seguimiento de los empleados durante sus viajes para garantizar su seguridad y facilitar la respuesta ante emergencias. |
| Consolidar proveedores | Trabajar con menos proveedores de servicios de viaje para mejorar la capacidad de negociación y simplificar la gestión. |
| Realizar revisiones periódicas | Analizar los gastos de viaje cada trimestre, detectar ineficiencias y actualizar las políticas de la empresa para corregir problemas recurrentes. |
Por qué es importante gestionar los viajes corporativos
A medida que aumenta el volumen de viajes de empresa, la falta de procesos claros y transparentes puede provocar un incremento de los costes y una mayor carga operativa.
- Control y seguimiento de los gastos: Sin una gestión estructurada, los costes pueden aumentar debido a reservas de última hora o a la contratación de servicios de categoría superior sin autorización. Además, la falta de datos centralizados dificulta identificar patrones de gasto, planificar el presupuesto y negociar mejores tarifas con los proveedores.
- Eficiencia administrativa y cumplimiento de las políticas: Las tareas manuales, como recopilar justificantes, aprobar viajes y conciliar gastos, requieren mucho tiempo de los equipos de finanzas y operaciones. Sin unas directrices claras, los empleados pueden realizar reservas sin seguir criterios ideales, lo que dificulta controlar los costes y prever los gastos.
- Seguridad y asistencia al viajero: Las empresas deben conocer los destinos y desplazamientos de sus empleados para poder prestarles asistencia ante posibles imprevistos o emergencias.
Componentes clave de la gestión de viajes corporativos
Un plan de viajes corporativos eficaz se basa en varios elementos que, en conjunto, permiten controlar los costes, garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y reducir la carga administrativa.
Política de viajes corporativos
La política de viajes establece qué gastos cubre la empresa, cómo deben realizarse las reservas, qué autorizaciones son necesarias, cuáles son los proveedores preferentes y qué responsabilidades tienen los empleados.
Sistema de reservas
Un sistema de reservas centralizado permite a los empleados reservar vuelos, alojamiento y transporte, y garantiza que las políticas de viaje de la empresa se apliquen automáticamente.
Gestión y seguimiento de gastos
Las herramientas de gestión de gastos permiten establecer un procedimiento uniforme para presentar justificantes, aprobar gastos y gestionar los reembolsos dentro de los plazos establecidos.
Gestión de riesgos y seguridad del viajero
Los protocolos de seguridad y asistencia permiten a las empresas conocer los desplazamientos de sus empleados y prestarles ayuda de forma rápida ante imprevistos o emergencias.
Relaciones y negociaciones con proveedores
Mantener una relación estrecha con aerolíneas y proveedores de alojamiento seleccionados permite acceder a tarifas corporativas y acordar condiciones de servicio uniformes.
Informes y análisis de datos
Las herramientas de análisis permiten supervisar los gastos de viaje, identificar oportunidades de ahorro y medir el retorno de la inversión (ROI) de los programas de viajes corporativos.
Desafíos habituales en la gestión de viajes de empresa
Incluso los programas de viajes mejor diseñados pueden presentar dificultades a medida que aumenta el volumen de desplazamientos. Identificar estos problemas es el primer paso para solucionarlos.
Incumplimiento de las políticas de viaje
Los empleados pueden realizar reservas fuera de los canales autorizados, contratar servicios con proveedores no preferentes o solicitar mejoras de categoría sin autorización, lo que aumenta los costes y dificulta el control. Utilizar herramientas de reserva que apliquen las políticas de la empresa, comunicar las normas con claridad y establecer procesos de aprobación ayuda a prevenir estos problemas.
Seguimiento y conciliación de gastos
Recopilar recibos y elaborar informes de gastos manualmente suele causar retrasos, errores y frustración. Utilizar software de gestión de gastos automatizado, con escaneo de recibos y validación de políticas, mejora la precisión y agiliza los reembolsos.
Reservas de última hora y costes elevados
Los viajes urgentes suelen implicar vuelos más caros y menos opciones de alojamiento. Establecer procesos de aprobación claros y mantener acuerdos con proveedores ayuda a reducir los costes de las reservas de última hora.
Seguridad y asistencia al viajero
Sin los sistemas adecuados, las empresas pueden tener dificultades para conocer la ubicación de sus empleados y prestarles asistencia ante imprevistos o emergencias. Las plataformas de gestión de viajes de negocios con localización en tiempo real y asistencia 24/7 ayudan a proteger al personal y responder rápidamente ante emergencias.
Falta de visibilidad sobre los gastos
Cuando los empleados reservan por su cuenta, la información sobre los gastos queda dispersa y resulta más difícil de analizar. Centralizar las reservas y elaborar informes periódicos permite identificar tendencias de gasto y negociar mejores tarifas con los proveedores.
Herramientas para gestionar viajes corporativos
Las empresas combinan distintas herramientas y servicios para gestionar sus viajes de forma eficiente, independientemente del volumen de desplazamientos.
- Plataformas de reservas corporativas. Herramientas online como SAP Concur, Navan, TravelPerk y Egencia, que permiten a los empleados reservar vuelos, hoteles y coches de alquiler y garantizan el cumplimiento automático de las políticas de viaje de la empresa.
- Empresas de gestión de viajes. Proveedores especializados que se encargan de gestionar las reservas, ofrecer asistencia a los viajeros y negociar tarifas con aerolíneas, hoteles y otros proveedores. Algunos ejemplos son American Express Global Business Travel, BCD Travel, CWT y FCM Travel.
- Software de gestión de gastos: Herramientas que permiten presentar, aprobar y reembolsar los gastos de viaje, además de comprobar que cumplen con las políticas de la empresa. Entre las principales opciones se encuentran SAP Concur, Expensify, Navan, Ramp y Zoho Expense.
- Plataformas de gestión de riesgos: Soluciones que permiten conocer la ubicación de los viajeros, supervisar posibles incidentes y facilitar la asistencia ante emergencias, ayudando a las empresas a cumplir con su deber de protección. Algunos proveedores especializados son International SOS y Crisis24.
- Herramientas de análisis e informes: Paneles de control que centralizan la información sobre los viajes, analizan los patrones de gasto y permiten identificar oportunidades de ahorro. Estas funcionalidades suelen estar integradas en plataformas de gestión de viajes como SAP Concur, Navan, Advito (de BCD Travel) y FCM Travel.
Cómo medir el éxito de la gestión de viajes corporativos
Los indicadores de rendimiento permiten evaluar si el programa de viajes corporativos ayuda a controlar los costes, mejorar la eficiencia y aportar valor a la empresa:
| Categoría | Qué medir |
|---|---|
| Indicadores de coste | Gasto total en viajes respecto al presupuesto, coste medio por viaje y ahorro obtenido gracias a las tarifas corporativas negociadas. |
| Indicadores de eficiencia | Tiempo dedicado a gestionar los gastos, plazo entre la reserva y su aprobación y rapidez de los reembolsos. |
| Indicadores de cumplimiento | Porcentaje de cumplimiento de las políticas de viaje y de reservas realizadas a través de los canales autorizados. |
| Satisfacción de los viajeros | Opiniones de los empleados sobre el proceso de reserva, la calidad de la asistencia y los plazos de reembolso. |
¿Necesita tu empresa una gestión formal de viajes?
No todas las empresas necesitan un plan de negocio de viajes corporativos completamente estructurado. Los siguientes indicadores te ayudarán a determinar si es la opción adecuada para tu organización.
Es probable que necesites un plan de viajes corporativos si:
- Tu equipo realiza 20 o más viajes de negocios al año.
- El gasto anual en viajes supera los €50.000.
- No tienes una visión clara de los gastos de viaje.
- La gestión de gastos requiere demasiado tiempo y trabajo administrativo.
- Necesitas garantizar la seguridad de los viajeros y el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Puede que aún no necesites un plan formal de viajes si:
- Los viajes de negocios son esporádicos (menos de diez al año).
- El sistema de gestión actual funciona sin retrasos ni sobrecostes.
- El gasto en viajes es reducido, estable y fácil de prever.
Primeros pasos en la gestión de viajes corporativos
Estos son los primeros pasos que puedes seguir para establecer un sistema de gestión de viajes corporativos más organizado y eficiente:
- Analiza los gastos actuales en viajes e identifica problemas o ineficiencias recurrentes.
- Elabora una política de viajes corporativos que establezca las normas de reserva, los límites de gasto y los procesos de aprobación.
- Compara plataformas de reservas y empresas de gestión de viajes (TMC) que se adapten a tu volumen de desplazamientos y presupuesto.
- Negocia tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles y otros proveedores habituales.
- Implementa las herramientas seleccionadas y comunica las políticas de viaje a los empleados.
- Supervisa los resultados, recoge las opiniones de los empleados y adapta los procesos a medida que cambien las necesidades de la empresa.
Simplifica la gestión de viajes corporativos con Holafly for Busines
Uno de los gastos que suelen pasarse por alto en los viajes corporativos es el coste de mantener conectados a los empleados durante sus desplazamientos.
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Especialista en tecnología con más de diez años de experiencia y estudios de programación y lingüística. Se especializa en troubleshooting técnico, análisis de productos digitales y conectividad en viajes. Cruza su experiencia como desarrollador y viajero para crear contenido especializado en conectividad global y uso real de tecnología en movimiento.
