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¿Qué llevar en un viaje de Negocios? ¡Guía completa!

¿Listo para un viaje de trabajo? Aprende con nosotros qué llevar en un viaje de negocios y alista tu maleta para tan importante aventura

julio 11, 2023

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Como aventureros, comprendemos la importancia de optimizar la experiencia de viaje, y por ello, hoy queremos guiarte acerca de qué llevar en un viaje de negocios. Hoy descubrirás una lista completa de los elementos más esenciales, pero también, aprenderás con nuestros consejos prácticos cómo empacar tu maleta y algunas medidas de seguridad.

De igual manera, te brindaremos una sección especial de las preguntas más frecuentes realizadas por nuestra comunidad, las cuales de seguro te ayudarán a despejar tus dudas sobre qué llevar en un viaje de negocios.

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Elementos esenciales a llevar en un viaje de negocios

Días antes de viajar, suelen surgir muchas dudas, en especial si se trata de un viaje de negocios. Por esta razón, en nuestra edición especial podrás conocer todo acerca de qué llevar en un viaje de negocios, para que de esta forma estés listo para una experiencia mucho más productiva.

Documentos importantes para llevar en un viaje de negocios

Llevar la correcta documentación es uno de los puntos más importantes del viaje, puesto que sin ellos no podrías viajar o estarías muy limitado. A continuación te presentaremos una lista:

  • Pasaporte: Verifica que tu pasaporte esté vigente y en buen estado antes de viajar.
  • Tarjetas de identificación: Lleva contigo una identificación oficial adicional, como una licencia de conducir u otra tarjeta de identificación emitida por el gobierno.
  • Visas y permisos: Si viajas a un país que requiere visa, asegúrate de obtenerla con anticipación. Y de igual manera, si necesitas permisos especiales para llevar a cabo actividades comerciales en el lugar de destino, recuerda tenerlos en regla y listos para mostrar en caso de ser necesario.
  • Tarjetas de crédito y efectivo: Lleva contigo las tarjetas de crédito que vayas a utilizar durante tu viaje de negocios. Asegúrate de informar a tu banco sobre tu viaje para evitar bloqueos innecesarios.
  • Itinerario de viaje: Imprime o guarda una copia electrónica de tu itinerario de viaje, donde se incluyan detalles de los vuelos, horarios de reuniones, direcciones de hoteles y números de contacto importantes.
  • Reservas de alojamiento y transporte: Lleva contigo los comprobantes de tus reservas de hotel, alquiler de autos o cualquier otro medio de transporte que hayas programado para tu viaje.
  • Contactos de emergencia: Ten a la mano una lista de contactos de emergencia, tanto de tu empresa como de tus contactos personales. Incluye números de teléfono y direcciones de correo electrónico de personas clave a quienes puedas contactar en caso de cualquier problema durante tu viaje.
Documentos importantes para llevar en un viaje de negocios
Documentos importantes para llevar en un viaje de negocios. Fuente: Freepick.es

¿Qué ropa debo empacar para un viaje de negocios?

Al empacar para un viaje de negocios, es esencial elegir cuidadosamente la ropa que llevarás, porque ¡recuerda!, debes lucir profesional y estar cómodo/a durante tus compromisos comerciales. Aquí tienes algunos consejos útiles sobre qué llevar en una maleta de viaje de negocios:

  • Trajes formales: Si tienes reuniones importantes, conferencias o eventos de negocios, asegúrate de empacar al menos un par de trajes formales. Opta por colores clásicos como el negro, gris o azul marino, ya que son versátiles y apropiados para diversas ocasiones.
  • Ropa elegante y versátil: Además de los trajes, lleva contigo prendas elegantes que puedas combinar fácilmente para crear diferentes conjuntos. Esto incluye camisas y blusas de buena calidad, pantalones de vestir, faldas o vestidos.
  • Ropa de negocios casual: Si tus compromisos de negocios son más informales, como reuniones con clientes o visitas a empresas, opta por un estilo de negocios casual. Empaca camisas o blusas de buena apariencia junto con pantalones o faldas de colores neutros.
  • Capas y prendas versátiles: Considera llevar prendas que puedas usar en capas para adaptarte a las diferentes temperaturas y entornos. Un blazer o chaqueta elegante es una excelente opción para agregar estilo y versatilidad a tus conjuntos.
  • Calzado apropiado: Lleva contigo un par de zapatos formales y cómodos que combinen bien con tus conjuntos de negocios. También considera llevar un par de zapatos cómodos para momentos de descanso o para recorrer la ciudad.
  • Accesorios y detalles: Los accesorios pueden agregar estilo y sofisticación a tus conjuntos de negocios. Empaca una selección de corbatas, pañuelos, cinturones y joyas discretas que complementen tus prendas.
  • Ropa interior y calcetines: No descuides la ropa interior y los calcetines. Lleva contigo suficiente ropa interior limpia y cómoda.

Nota: Recuerda investigar el clima de tu destino, pues esto te permitirá adaptar tu selección de ropa a las distintas temperaturas. Asimismo, ten presente aquellos países donde existen ciertas pautas de vestuario, como Dubái, Abu Dabi y demás emiratos árabes.

Artículos personales para un viaje de negocios

En breve, encontrarás una lista de los artículos esenciales para llevar en tu viaje, puesto que con ellos conseguirás estar mucho más cómodo durante tu estadía donde quiera que vayas.

  • Artículos de tocador: No olvides empacar tus artículos de higiene personal, como cepillo de dientes, pasta dental, peine, champú, acondicionador, jabón y productos para el cuidado de la piel. Si prefieres llevar tus propios productos, asegúrate de que cumplan con los requisitos de tamaño permitidos para el equipaje o mochila para viajar en avión.
  • Medicamentos: Si tomas medicamentos recetados, asegúrate de empacar suficiente cantidad para la duración de tu viaje. Es recomendable llevar también una copia de las recetas médicas por si necesitas obtener más medicamentos durante tu estadía.
  • Auriculares: Llevar auriculares te permitirá disfrutar de tu música, podcasts o películas durante los vuelos o desplazamientos, y también, te brindará privacidad en entornos ruidosos o compartidos.
  • Gafas y/o lentes de contacto: Si usas anteojos o lentes de contacto, guárdalos en su estuche protector correspondiente.
  • Maquillaje: Dentro del tema “cómo vestir para un viaje de negocios mujer”, es necesario hablar acerca del maquillaje. Sugerimos incluir productos ajustados a tu tono de piel, pero también que sean de colores neutros y mate. El color de los labios debe ser suave/neutro, y en cuanto al rubor, puedes usar rosa claro o melocotón.
Artículos personales para un viaje de negocios
Artículos personales para llevar a un viaje de negocios. Fuente: Freepick.es

Elementos adicionales que no pueden faltar

Y para continuar con nuestra guía de qué llevar en un viaje de negocios, queremos indicarte los siguientes ítems:

  • Kit de primeros auxilios: Empaca un pequeño kit de primeros auxilios con vendajes, analgésicos, medicamentos para el malestar estomacal y otros elementos básicos para hacer frente a emergencias médicas menores.
  • Elementos para dormir: Para garantizar un descanso adecuado durante tu viaje, considera llevar una máscara para dormir, tapones para los oídos y/o un pequeño cojín o almohada para viajar.
  • Snacks y botella de agua reutilizable: Empaca algunos snacks saludables para tener a la mano durante los desplazamientos o cuando necesites un tentempié rápido.
  • Entretenimiento y lectura: Siempre es útil tener algo de entretenimiento en tu viaje. Podría ser buena idea llevar un libro, revistas o juegos electrónicos portátiles.

¿Qué dispositivos electrónicos debo llevar en un viaje de negocios?

Dentro de los elementos o dispositivos electrónicos más importantes para llevar en tu próximo viaje de negocios, podemos mencionar:

  • Computador portátil: Este probablemente sea el dispositivo más importante para un viaje de negocios, porque el computador te permite trabajar en tus proyectos, preparar presentaciones y acceder a información vital desde cualquier momento y lugar. Asegúrate de llevar el cargador y, en caso de ser necesario, los adaptadores de corriente internacionales.
  • Tablet: Si deseas tener una opción portátil y más liviana, una tableta puede ser la alternativa adecuada.
  • Cargadores y cables: No olvides empacar los cargadores y cables necesarios para todos tus dispositivos electrónicos.
  • Adaptadores de memoria USB o discos duros externos: Estos dispositivos son útiles para transferir y respaldar archivos importantes durante tu estadía, lo cual te ayudará a cumplir los objetivos de un viaje de negocios.
  • Dispositivos de seguridad: Si trabajas con información confidencial, considera llevar dispositivos de seguridad adicionales, tales como unidades de cifrado USB o bloqueadores de cámara para proteger tu privacidad y los datos empresariales sensibles.
  • eSIM de datos: Sabemos que al visitar otro país, puede que no tengas acceso a datos móviles sin contratar un servicio adicional. La mejor opción de conectividad podrás encontrarla mediante el uso de las eSIM, con las cuales conseguirás datos ilimitados para algunos destinos, y para otros, tendrás la posibilidad de compartir datos, siempre y cuando sean de Holafly.
Qué dispositivos electrónicos debo llevar en un viaje de negocios
Infaltables en un viaje de negocios. Fuente: Freepick.es

¿Cuántas maletas debo llevar?

La cantidad de maletas que debes llevar en un viaje de negocios puede variar según la duración del viaje, tus necesidades y las políticas de equipaje de la aerolínea con la que decidas viajar. Por dicha razón, te resumiremos algunos factores que debes considerar al determinar cuántas maletas llevar:

  • Política de equipaje: Verifica la política de equipaje de la aerolínea con la que volarás. Algunas aerolíneas permiten llevar una maleta de mano y un artículo personal, tal como un bolso de computador o un bolso de mano.
  • Duración del viaje: Si tu viaje de negocios es de corta duración, recomendamos limitarte a una sola maleta de mano. Sin embargo, si el viaje es más largo y requiere de más ropa y artículos, es posible que necesites una maleta facturada adicional.
  • Tipo de eventos y actividades: Considera los eventos y actividades específicas que tendrás durante tu viaje de negocios. Si tienes reuniones formales, conferencias, o eventos importantes, es posible que necesites llevar ropa y accesorios adicionales.

Lo más recomendable en nuestra opinión, es viajar ligero, ya que así podrás moverte con más facilidad, y ahorrarás tiempo tanto en el aeropuerto como durante tus desplazamientos.

Consejos de seguridad para empacar para un viaje de negocios

Ahora, para finalizar, queremos destacar la importancia que tiene tomar las medidas de seguridad adecuadas al viajar, por ello, te presentaremos algunos consejos útiles que podrían mejorar tu experiencia de viaje:

  • Evita llevar objetos de valor innecesarios: Antes de empacar, evalúa cuidadosamente qué objetos de valor realmente necesitas llevar, porque mientras menos objetos de valor lleves, menor será el riesgo de robo, daño o pérdida.
  • Divide tus pertenencias: Distribuye tus pertenencias en diferentes bolsos o maletas, pues si alguna de ellas se pierde o es robada, aún tendrás acceso a tus artículos esenciales en los otros compartimientos.
  • Utiliza cerraduras y candados: Asegura tus maletas y bolsos con cerraduras o candados para evitar robos o accesos no autorizados.
  • Etiqueta tus maletas de manera discreta: Utiliza etiquetas de equipaje con información de contacto, pero siempre evitando incluir demasiada información personal.
  • Copias de seguridad digitales: Realiza copias digitales de tus documentos importantes, como por ejemplo, del pasaporte, tarjetas de identificación y reserva de hoteles.

Al seguir estos consejos de seguridad al empacar, podrás minimizar los riesgos y proteger tus pertenencias durante tu viaje de negocios. Recuerda que tu seguridad debe ser prioridad en todo momento, ya que esto te permitirá disfrutar de un viaje tranquilo y podrás centrarte en tus objetivos profesionales.

Lugares donde se organizan viajes de negocio en España

Para que tengas una idea de los lugares utilizados si de organizar conferencias o viajes de negocio en España se trata, queremos indicarte una lista de los más conocidos y populares en este país:

  • Fira de Cornellà – Barcelona
  • IFEMA – Madrid
  • Hyatt Regency Barcelona Tower – Barcelona
  • IFEBA – Badajoz
  • Feria de Zaragoza – Zaragoza
  • Bilbao Exhibition Centre – Bilbao
  • Feria de Valencia – Valencia
  • Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla – Sevilla

Preguntas frecuentes acerca de qué llevar en un viaje de negocios

¿Los gastos en un viaje de negocios están cubiertos por la empresa?

Esto dependerá esencialmente de las políticas de tu compañía o empresa, por lo que te recomendamos verificar esta información con el departamento de recursos humanos o finanzas. Generalmente, los gastos cubiertos en un viaje de negocios suelen ser los costos del hospedaje y alimentación.

¿Cómo conectarse a Internet en un viaje de negocios?

Según el destino de viaje, recomendamos conectarte a Internet con las eSIM de Holafly, ya que disponen de datos ilimitados para muchos destinos.

¿Qué no olvidar en un viaje de negocios?

En definitiva, no puedes olvidar tus documentos personales, los productos de higiene, tus dispositivos electrónicos y la indumentaria adecuada para cada ocasión o reunión empresarial.

¿Cómo no olvidar nada al hacer la maleta?

Inicialmente, escribe una lista con todos los elementos esenciales para tu viaje, y más importante aún, evita hacer tu maleta a última hora.

¿Cuáles son los hospedajes que utilizan las empresas para los viajes de negocios?

De manera habitual, las empresas suelen escoger Airbnb para el viaje de negocios de sus empleados, puesto que esto les brinda más libertad y comodidad que un hotel tradicional, ya que los hace sentir como en casa.

¿Cómo organizar un viaje de negocios del jefe?

Para comenzar, es importante que comprendas los requisitos del viaje conversando con tu jefe acerca de las fechas específicas, de los destinos y de cualquier información relevante para organizar y planificar de manera cuidadosa el viaje.
Posterior a ello, será necesario establecer un presupuesto, reservar los vuelos y el transporte, encontrar el mejor alojamiento, organizar la logística de viajes, coordinar las reuniones y eventos, gestionar el itinerario, y al mismo tiempo, realizar un seguimiento de todo para evitar inconvenientes o retrasos.